Avis de confidentialité pour les Collaborateurs et Candidats

Dernière mise à jour : 10 février 2020

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• Objet et périmètre
• Principes de protection des données
• Comment les informations personnelles des Candidats sont-elles collectées par A-dec ?
• Quelles informations constituent des Données de recrutement ?
• Que vont devenir vos Données de recrutement ?
• Qui pourra accéder à vos Données de recrutement ?
• Combien de temps les Données de recrutement sont-elles conservées par A-dec ?
• Où les Données de recrutement sont-elles conservées par A-dec ?
• Sécurité des données
• Exercice de vos droits
• Ligne de conformité des Collaborateurs
• Nous contacter

Objet et périmètre

La société A-dec, Inc. et ses filiales internationales (« A-dec ») prend au sérieux la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles, et nous nous engageons à respecter les exigences de la législation en la matière. Le présent Avis de confidentialité destiné aux Collaborateurs et Candidats (l’« Avis ») a pour but d’expliquer comment A-dec gère les informations personnelles des candidats à l’emploi (les « Candidats ») et des collaborateurs, sous-traitants et consultants à temps plein ou partiel (les « Collaborateurs »). Le présent Avis s’applique à tous les Candidats et Collaborateurs, quel que soit leur lieu de résidence, y compris l’Espace économique européen (l’« EEE »), la Suisse et le Royaume-Uni. Le présent Avis contient également des informations sur les droits dont vous disposez, en tant que Candidat ou Collaborateur, en vertu de la législation sur la protection des données. Au sein du présent Avis, vos informations personnelles obtenues par A-dec dans le cadre d’une candidature ou d’un emploi seront désignées par l’expression « Données de recrutement ».

Principes de protection des données

Les droits dont vous disposez en tant que Candidat ou Collaborateur concernant vos informations personnelles varient selon votre lieu de résidence. Si la législation locale et le présent Avis présentent des différences en matière d’obligations pour A-dec ou de droits pour les personnes, la législation locale prévaudra. Si vous avez des questions spécifiques sur vos droits qui ne sont pas abordées dans le présent Avis, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@a-dec.com.

Même si les droits accordés et le contenu de la législation varient d’un pays à l’autre, certains principes sont communs à toutes ces lois, dont les dix principes énoncés ci-après respectés par A-dec lors du traitement des Données de recrutement.

1. Équité et transparence : A-dec traitera les Données de recrutement dans le strict respect de la loi, avec équité et transparence.
2. Traitement respectueux de la loi : A-dec traitera les Données de recrutement, y compris les informations sensibles qu’elles peuvent contenir, uniquement sur des bases juridiques valides et dans le strict respect de la loi.
3. Limitation d’objet : A-dec ne recueillera des Données de recrutement qu’à des fins spécifiques, explicites et légitimes. Tout traitement ultérieur de ces données devra être compatible avec ces objectifs. A-dec pourra également s’appuyer sur le consentement des personnes ou sur des autorisations légales.
4. Limitation des données : A-dec traitera uniquement les Données de recrutement adéquates, pertinentes et limitées au strict nécessaire par rapport aux objectifs de leur collecte.
5. Exactitude des données : A-dec prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les Données de recrutement sont exactes, complètes et tenues à jour.
6. Rétention des données : A-dec conservera les Données de recrutement uniquement sous une forme permettant l’identification de la personne concernée au maximum pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs de leur collecte ou de tout autre objectif autorisé.
7. Sécurité : Afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des Données de recrutement, A-dec prendra des mesures de sécurité appropriées qui devront aussi être appliquées par l’ensemble des tiers à qui elle en aura confié le traitement.
8. Droits personnels : A-dec permettra aux personnes concernées d’exercer leurs droits légaux en matière de Données de recrutement, y compris le droit de consultation et de rectification des informations personnelles.
9. Responsabilité : A-dec prendra les mesures nécessaires pour respecter ces principes de protection des données et faire la démonstration de leur mise en œuvre effective.
10. Transferts d’informations personnelles : A-dec mettra en place des garanties appropriées avant de transférer les Données de recrutement hors du pays où elles ont été collectées.

Comment les informations personnelles des Candidats sont-elles collectées par A-dec ?

Pour les Candidats résidant aux États-Unis ou au Canada, A-dec peut être amenée à collecter et traiter les Données de recrutement des personnes qui utilisent le portail des offres d’emploi de notre site Web, lequel est géré par un prestataire tiers. Lorsque vous accédez au portail des offres d’emploi de notre site Web, il se peut que des cookies soient placés sur votre ordinateur ou équipement, ou que des technologies similaires soient employées pour recueillir des informations sur votre usage du portail. Les informations collectées par les cookies peuvent être récupérées par l’entité qui les aura mis en place, à savoir A-dec ou un prestataire tiers. Pour plus d’informations sur les cookies et les technologies similaires, veuillez consulter la rubrique Avis sur les cookies.

Pour les Candidats résidant hors des États-Unis et du Canada, A-dec peut être amenée à collecter et traiter les Données de recrutement lors de l’envoi d’une candidature, d’un CV et de toute information supplémentaire par e-mail ou au format papier directement auprès d’A-dec ou d’une agence de recrutement tierce.

Lorsque la législation locale l’autorise, A-dec pourra également recueillir des informations vous concernant auprès de tierces parties. Par exemple, nous pouvons obtenir des informations que vous rendez publiques par l’intermédiaire de profils, de bases de données ou de sites de médias sociaux.

Quelles informations constituent des Données de recrutement ?

Pendant toute la durée de votre emploi au sein de l’entreprise, et aussi longtemps que nécessaire après la fin de celui-ci, A-dec devra traiter les données vous concernant. Les Données de recrutement peuvent inclure les catégories suivantes :

Informations sur le Candidat

Vos coordonnées, par exemple votre adresse postale, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;

Votre date de naissance ;

Votre numéro de sécurité sociale ou tout autre numéro d’identification délivré par l’administration (dans le cadre des vérifications préalables à l’embauche) ;

Votre curriculum vitae et les détails de votre candidature, par exemple vos qualifications, votre parcours professionnel, votre photographie, votre lieu de résidence, vos centres d’intérêt et votre expérience ;

Les informations que vous fournissez pour gérer votre compte de candidat à l’embauche, par exemple votre nom d’utilisateur, votre mot de passe, votre nom, votre adresse électronique, votre profil LinkedIn (si autorisé par la législation locale), votre lieu de résidence, votre domaine de compétence et le type de poste qui vous intéresse ;

Les informations recueillies par A-dec au cours du processus de recrutement, par exemple vos performances lors des entretiens et les renseignements fournis par vos références ; et

Les informations éventuelles sur votre casier judiciaire, votre consommation de stupéfiants ou votre situation médicale, si autorisé par la législation locale.

Informations sur le Collaborateur

Vos coordonnées, par exemple votre adresse postale, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;

Votre date de naissance et votre état civil ;

Le nom, l’adresse et le statut juridique des membres de votre famille aux fins du calcul de l’impôt, du salaire et de la participation à un régime de retraite ;

Les informations relatives à l’administration de votre emploi, par exemple :

• La copie d’une pièce d’identité délivrée par l’administration pour attester de votre identité ;
• Une photographie d’identité ;
• Votre numéro d’identification dans le registre du personnel ;
• Les relevés d’absences, d’heures travaillées, de congés ;
• Des informations financières telles que votre salaire, vos numéros fiscaux et vos coordonnées bancaires ;
• Votre numéro de sécurité sociale ou d’identification par l’administration, ainsi que celui des membres de votre famille ou bénéficiaires ;
• Des informations sur la gestion des performances et des promotions, par exemple les évaluations, les examens, les formations, les mesures disciplinaires et les procédures pour faute éventuelles ;
• Les conditions de votre contrat d’embauche ; et
• Les détails sur votre présence dans les locaux d’A-dec, susceptibles d’être enregistrés par un système d’accès par carte électronique, si autorisé par la législation locale ;
• Les détails sur votre utilisation des biens d’A-dec, par exemple les ordinateurs et les téléphones, si autorisé par la législation locale ; et

Des données sensibles, par exemple :

• Des renseignements de santé pour les aménagements liés à votre poste, les résultats de dépistages aléatoires de stupéfiants (si autorisé par la législation locale), les régimes de retraite ou de pension, ainsi que pour les questions d’assurance en lien avec un accident, une invalidité ou un décès éventuels ; et
• Des renseignements de santé concernant un ou plusieurs membres de votre famille, nécessaires par exemple pour traiter certaines demandes de congés spécifiques.

Veuillez noter que les descriptions des types de Données de recrutement fournies ci-dessus ne couvrent pas nécessairement tous les cas de manière exhaustive. Elles doivent néanmoins être utilisées comme guide. Les types de données peuvent changer de temps à autre pour répondre aux besoins et aux aspirations économiques d’A-dec, ainsi que pour faciliter le traitement des embauches.

A-dec estime que les Données de recrutement utilisées respectent la relation qui vous unit à l’entreprise ainsi que les principes de protection des informations. Les Données de recrutement détenues par A-dec seront uniquement destinées à l’administration de votre dossier. Il se pourrait néanmoins que, de temps à autre, A-dec ait besoin de divulguer certains renseignements vous concernant à des tiers appropriés (par exemple, pour satisfaire les requêtes légales des autorités fiscales ou d’autres administrations, lorsque vous nous demandez de vous fournir une référence ou dans le cadre d’une assistance à la maintenance et/ou de l’hébergement de données en lien avec une assurance).

Dans certains cas, comme indiqué ci-dessus, A-dec pourra détenir des données de nature plus sensible, par exemple concernant un handicap, les résultats d’un dépistage de stupéfiants, l’origine ethnique, le statut d’ancien combattant ou le casier judiciaire. Ces renseignements pourront être traités non seulement pour satisfaire aux obligations légales d’A-dec mais aussi, par exemple, à des fins de gestion et d’administration du personnel, de contrôle des aptitudes à l’emploi et de respect de la législation sur l’égalité des chances. Ces informations étant considérées comme sensibles, certaines législations peuvent nous obliger à demander votre consentement explicite pour en autoriser le traitement, sauf dans le cas où celui-ci est spécifiquement imposé à A-dec par la loi.

Que vont devenir vos Données de recrutement ?

A-dec utilisera vos Données de recrutement pour satisfaire les objectifs principaux suivants :

Informations sur le Candidat

Le traitement de votre demande d’emploi, dans le but d’évaluer si vous possédez les qualifications professionnelles requises, de donner la priorité aux candidats les plus compatibles avec les exigences du poste et de vérifier les références et qualifications que vous avez indiquées ; et

L’amélioration de nos procédures d’embauche, afin de garantir la fonctionnalité de notre portail d’offres d’emploi et de notre site Web ainsi que l’utilité des informations qu’ils contiennent.

Informations sur le Collaborateur

La planification et le recrutement du personnel, y compris pour les prévisions, la programmation et la budgétisation des affectations, les offres d’emploi, les entretiens, la sélection et l’embauche ;

L’administration générale des ressources humaines, y compris le développement de carrière des collaborateurs, la gestion des performances, la sécurité sociale, la rémunération, la gestion et l’évaluation des régimes d’avantages sociaux et de retraite, l’administration de la paie et des avantages, les assurances, la gestion des absences et les rapports globaux sur les effectifs ;

La réalisation des opérations d’A-dec, par exemple nos activités commerciales quotidiennes, ce qui nous permet de travailler avec les clients et d’assurer la continuité de l’entreprise ;

La gestion de la sécurité, pour assurer la protection des locaux, des biens, des produits, des informations et des Collaborateurs d’A-dec ;

Le marketing et les relations publiques, par exemple pour afficher les coordonnées et la photographie des Collaborateurs d’A-dec sur notre site Web, sur celui d’autres médias sociaux professionnels et sur d’autres supports de communication tels que les communiqués de presse ; et

Le respect des obligations juridiques et réglementaires, notamment pour satisfaire les exigences de santé et de sécurité et d’autres impératifs légaux ou financiers, dans le cadre d’un litige, d’une enquête ou d’un audit interne, et pour veiller au respect du Code de bonne conduite et d’éthique professionnelle d’A-dec et de nos politiques en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, la corruption et les pots-de-vin.

Veuillez noter que les objectifs énoncés ci-dessus ne sont pas nécessairement exhaustifs. Ils doivent néanmoins être utilisés comme guide. Les objectifs de traitement des données peuvent changer de temps à autre pour répondre aux besoins et aux aspirations économiques d’A-dec. Nous traiterons vos Données de recrutement uniquement sur la base d’un fondement juridique viable, par exemple pour remplir une obligation contractuelle, avec votre consentement, dans le cadre d’une obligation légale ou afin de poursuivre un intérêt légitime respectueux de vos droits à la protection des informations. En général, ce traitement nous aide à décider s’il est opportun de recruter un candidat et à nous acquitter de nos obligations envers nos collaborateurs. Le traitement des Données de recrutement est également nécessaire pour administrer la relation de travail qui nous lie à vous. Si vous décidez de ne pas nous communiquer d’informations personnelles ou si vous vous opposez à leur traitement, vous ne pourrez pas compter parmi les collaborateurs d’A-dec.

Dans des situations précises, nous traiterons vos Données de recrutement d’une certaine manière après avoir obtenu votre consentement. Par exemple, vous pouvez participer volontairement à des enquêtes sur l’engagement du personnel. Lorsque nous traitons vos informations personnelles après obtention de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur celui-ci.

Nous pouvons également traiter vos Données de recrutement dans le but de respecter nos obligations légales (fiscales et financières, par exemple) ou parce qu’il en va de notre intérêt commercial légitime en tant qu’employeur, notamment pour mieux comprendre les candidatures d’emploi et offrir un service d’embauche efficace, ou pour protéger la sécurité et l’intégrité de nos réseaux, de notre infrastructure informatique et de nos offres de produits.

Qui pourra accéder à vos Données de recrutement ?

Au sein d’A-dec. A-dec limite l’accès aux Données de recrutement aux seuls collaborateurs et sous-traitants qui en ont besoin pour effectuer leur travail.  Par exemple, notre service Ressources humaines aura accès à vos Données de recrutement afin de gérer votre relation de travail avec A-dec. En outre, votre responsable aura accès à une partie de vos Données de recrutement pour faciliter le développement de votre carrière et la gestion de vos performances.

Sauf si la législation en vigueur l’interdit, A-dec pourra accéder aux e-mails échangés par ses Collaborateurs (en utilisant leur compte de messagerie professionnel et les équipements de l’entreprise ou leurs équipements personnels si le compte de messagerie de l’entreprise est utilisé sur ceux-ci à des fins professionnelles), ainsi qu’au contenu de tout e-mail (ce qui peut inclure des informations personnelles concernant des tiers) afin d’enquêter sur d’éventuels problèmes de comportement et de conformité qui affectent A-dec et ses activités et/ou sont liés à celles-ci. Bien que nous nous efforcions de ne pas examiner le contenu des e-mails personnels, il peut arriver que cela soit nécessaire ou survienne de manière indirecte, par exemple si nous devons enquêter sur un manquement à la sécurité au sein d’A-dec ou sur une allégation liée à un Collaborateur ou un tiers. Tout accès aux informations de ce type sera effectué en stricte conformité avec la législation en vigueur.

En dehors d’A-dec. A-dec partage les Données de recrutement avec ses prestataires de services tiers autorisés. Par exemple, nous pouvons partager les Données de recrutement avec des tiers qui facilitent nos procédures d’embauche en examinant et vérifiant les informations contenues dans votre candidature ainsi que tout autre renseignement que vous nous aurez fourni, ce qui peut aller jusqu’à la validation de votre cursus et de vos qualifications. Nous pouvons également partager les Données de recrutement avec des tiers qui facilitent nos procédures d’embauche, y compris des fournisseurs de régimes d’assurance santé, d’avantages sociaux et de retraite. Dans tous les cas, l’accès à vos Données de recrutement par un prestataire tiers est limité aux cas nécessaires pour fournir les services commandés par E-dec.

A-dec pourra également communiquer vos Données de recrutement à un tiers (par exemple un prestataire) chargé de mener et de gérer nos procédures d’embauche. Nous pouvons également partager certaines Données de recrutement (généralement vos coordonnées professionnelles telles que votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique) avec un client afin qu’il puisse vous contacter dans le cadre normal de nos activités, ou avec un fournisseur pour permettre la création de votre profil et vous donner accès aux logiciels et services nécessaires dans le cadre de vos attributions (par exemple, Cisco, Brainier et Engencia).

En de rares occasions, nous pouvons être amenés à communiquer vos Données de recrutement à d’autres tiers, par exemple :

• Dans le cadre d’une obligation légale ;
• En réponse à une demande légitime d’assistance de la part des forces de l’ordre ou des autorités judiciaires ;
• Pour obtenir les conseils juridiques d’avocats extérieurs à A-dec, dans le cadre d’un litige avec un tiers ou pour enquêter sur une allégation visant un Collaborateur ou un tiers ; ou
• En lien avec la vente, l’achat ou la fusion d’entreprises.

Dans ces circonstances, les Données de recrutement pourront être transférées à une entité A-dec, à un tribunal, à une autorité de régulation ou à un tiers situé hors de l’EEE, de la Suisse ou du Royaume-Uni.

Combien de temps les Données de recrutement sont-elles conservées par A-dec ?

Nous conserverons vos Données de recrutement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs de leur collecte, sans toutefois nous écarter de la législation en vigueur et des politiques et procédures A-dec de conservation des informations. En règle générale, pour les Candidats non retenus par A-dec ou qui déclinent le poste proposé, nous ne conservons pas les Données de recrutement au-delà de la limite permise par la législation en vigueur. Pour plus d’informations sur les durées de conservation applicables, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@a-dec.com.

Où les données de recrutement sont-elles conservées par A-dec ?

A-dec possède un service centralisé de Ressources humaines situé à Newberg (Oregon), aux États-Unis. Toutefois, les succursales locales d’A-dec (par exemple, au Royaume-Uni) comportent également des équipes de Ressources humaines, essentiellement constituées de consultants externes et d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) propre. Pour plus de détails sur les systèmes utilisés par chaque succursale, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@a-dec.com. Si cela s’avère nécessaire pour la gestion de notre personnel, les Données de recrutement, par exemple les informations sur les performances, peuvent être partagées par les équipes des Ressources humaines d’A-dec dans différentes régions. Toutefois, en règle générale, les Données de recrutement sont conservées dans la région concernée par un prestataire tiers.

Bien que le principal outil de gestion des Données de recrutement soit le SIRH de chaque région, il ne s’agit pas du seul système utilisé. Les services ou les responsables des succursales locales du monde entier peuvent également utiliser des dossiers, des tableurs et des bases de données pour gérer et conserver les informations personnelles. Les Candidats et les Collaborateurs de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni sont invités à noter que les Données de recrutement peuvent être traitées, transférées et conservées dans des pays situés hors de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni, et que la législation de ces pays sur la protection des informations, quand elle existe, est parfois moins strictes que celle en vigueur en Europe.

Quel que soit le lieu où les Données de recrutement sont traitées ou conservées, lorsque nous les transférons – y compris vers des pays hors de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni, nous prenons des mesures pour mettre en place des protections appropriées et pour veiller à ce qu’elles soient traitées en toute sécurité conformément au droit applicable et au présent Avis.

Sécurité des données

A-dec s’efforce de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées et d’établir des accords contractuels avec des fournisseurs de services tiers en vue de protéger vos Données de recrutement contre les pertes, les altérations ou les accès non autorisés. L’accès à vos Données de recrutement est strictement contrôlé par un système de sécurité intégré à notre réseau et à nos systèmes. L’accès aux Données de recrutement est limité aux membres des Ressources humaines et aux autres Collaborateurs d’A-dec qui en ont besoin dans le cadre de leurs attributions professionnelles.

Exercice de vos droits

Selon votre lieu de résidence, il est possible que vous puissiez vous opposer au partage de vos Données de recrutement détenues par A-dec (si votre consentement a été demandé pour leur collecte) ou solliciter leur consultation, leur correction ou leur suppression. Il est également possible que vous ayez le droit de demander à ce que vos informations personnelles soient remises gratuitement, à vous même ou à un tiers, dans un format portable lisible par une machine. En outre, il se peut que vous ayez la possibilité de vous opposer – même partiellement – au traitement de vos Données de recrutement et de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. La loi peut également vous autoriser à demander une copie des mesures de sécurité mises en place par A-dec pour protéger vos Données de recrutement.

Toute requête concernant l’exercice de l’un des droits susmentionnés sera évaluée par A-dec au cas par cas. Elle sera traitée sans délai excessif et, en tout état de cause, dans le respect de la législation en vigueur. Dans certaines circonstances, A-dec n’est pas légalement tenue de donner suite à votre requête en raison de la législation sur la protection des données en vigueur dans votre lieu de résidence ou des exemptions prévues par celle-ci.

Pour exercer vos droits, veuillez soumettre une Demande d’accès aux informations personnelles en envoyant un e-mail à privacy@a-dec.com. Veuillez noter que nous pouvons être amenés à vous demander des renseignements supplémentaires (par exemple pour vérifier votre identité) avant de vous donner accès à des informations personnelles.

Ligne de conformité des Collaborateurs

Les Collaborateurs d’A-dec sont encouragés à signaler toute préoccupation liée aux aspects financiers et comptables, aux audits, à la lutte contre la corruption et à tout autre point autorisé par la législation en vigueur. Pour cela, ils sont invités à s’adresser en personne à leur responsable, à un membre de la direction, au service Ressources humaines, Juridique ou Audit interne ou à un représentant du personnel (le cas échéant). Si un Collaborateur ne se sent pas en mesure de signaler ces problèmes en personne, il est encouragé à utiliser la ligne d’assistance téléphonique « Éthique et conformité » d’A-dec (qui est gérée par NAVEX Global, un prestataire tiers situé aux États-Unis). Les signalements peuvent être réalisés par téléphone ou au moyen d’un formulaire en ligne. Il est tout à fait possible d’effectuer des signalements anonymes. Néanmoins, nous invitons les Collaborateurs concernés à fournir leur identité afin que nous puissions les contacter directement, mieux comprendre leurs préoccupations et procéder à un examen rapide et approfondi du problème. A-dec ne tolère pas les représailles envers quiconque soulève de bonne foi un problème de conformité ou participe à une enquête interne. Veuillez noter que des règles strictes s’appliquent à l’utilisation de notre ligne d’assistance téléphonique « Éthique et conformité » concernant les types de manquements rapportés, les modalités de signalement et la protection des déclarations (y compris des informations personnelles qu’elles contiennent). Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Code de bonne conduite et d’éthique professionnelle.

Nous contacter

Les Collaborateurs et Candidats peuvent nous communiquer toute question relative au présent Avis ou au traitement de leurs Données de recrutement en envoyant un e-mail à l’adresse privacy@a-dec.com. Si le Collaborateur ou le Candidat ne parvient pas à résoudre son problème directement avec A-dec, il peut contacter l’autorité de protection des données dont il dépend pour obtenir plus d’informations :

Résidents de l’UE : Autorités de protection des données
Résidents du R-U : Information Commissioner’s Office
Résidents de Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence
Résidents des États-Unis : Federal Trade Commission