Informacja o ochronie prywatności pracowników i kandydatów na pracowników

Ostatnia aktualizacja: 10 lutego 2020 r.

Szybkie łącza

• Cel i zakres stosowania
• Zasady ochrony danych osobowych
• W jaki sposób zbieramy dane osobowe kandydatów do pracy?
• Jakie dane są uznawane za Dane dotyczące zatrudnienia?
• Co robimy z Danymi dotyczącymi zatrudnienia?
• Kto może uzyskać dostęp do Danych dotyczących zatrudnienia?
• Jak długo firma A-dec będzie zatrzymywać Dane dotyczące zatrudnienia?
• Gdzie firma A-dec przechowuje Dane dotyczące zatrudnienia?
• Bezpieczeństwo danych
• Egzekwowanie praw
• Pracownicza linia zgodności z przepisami
• Kontakt

Cel i zakres stosowania

Firma A-dec, Inc., w tym jej oddziały na całym świecie („A-dec”), poważnie traktuje kwestie prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych i zobowiązuje się do przestrzegania wymogów obowiązujących przepisów ustawowych dotyczących ochrony danych. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności pracowników i kandydatów na pracowników („Informacja”) ma na celu wyjaśnienie sposobu, w jaki firma A-dec zarządza danymi osobowymi kandydatów do pracy („Kandydaci”) oraz pracowników, wykonawców i konsultantów, zarówno zatrudnionych w niepełnym, jak i pełnym wymiarze godzin („Pracownicy”). Niniejsza Informacja ma zastosowanie do wszystkich Kandydatów i Pracowników, niezależnie od lokalizacji geograficznej, w tym Kandydatów i Pracowników w Europejskim Obszarze Gospodarczym („EOG”), Szwajcarii i Wielkiej Brytanii. Niniejsza Informacja będzie również zapewniać informacje na temat wszelkich praw przysługujących Kandydatowi lub Pracownikowi na mocy obowiązujących przepisów ustawowych o ochronie danych. W niniejszej Informacji będziemy odnosić się do danych osobowych uzyskanych przez firmę A-dec w kontekście zgłoszenia do pracy lub zatrudnienia jako „Danych dotyczących zatrudnienia”.

Zasady ochrony danych osobowych

Wszelkie prawa, jakie mogą przysługiwać kandydatowi na pracownika lub pracownikowi w odniesieniu do jego danych osobowych będą różnić się w zależności od miejsca zamieszkania. Jeśli prawo miejscowe ma inne wymagania wobec firmy A-dec lub zapewnia prawa osobom innym niż określone w niniejszej Informacji, będziemy przestrzegać prawa miejscowego. Pytania dotyczące praw nieuwzględnionych w niniejszej Informacji należy kierować na adres privacy@a-dec.com.

Nawet jeśli należne prawa i treść ustaw są różne na całym świecie, wiele zasad owych ustaw jest wspólnych, w tym dziesięć zasad, które firma A-dec stosuje podczas przetwarzania Danych dotyczących zatrudnienia.

1. Rzetelność i przejrzystość: Firma A-dec będzie przetwarzać Dane dotyczące zatrudnienia zgodnie z prawem, rzetelnie i w przejrzysty sposób.
2. Prawidłowe przetwarzanie: Firma A-dec przetwarza Dane dotyczące zatrudnienia, w tym poufne dane dotyczące zatrudnienia tylko wtedy, gdy ma ważną podstawę prawną i jedynie w sposób zgodny z prawem.
3. Ograniczenie celu: Firma A-dec gromadzi Dane dotyczące zatrudnienia tylko w określonych, jawnych i zgodnych z prawem celach. Wszelkie dalsze przetwarzanie powinno być zgodne z tym celem. A-dec może również opierać się na prawnie dozwolonej zgodzie lub upoważnieniu osoby fizycznej.
4. Minimalizacja danych: Firma A-dec przetwarza tylko te Dane dotyczące zatrudnienia, które są wystarczające, istotne i niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zgromadzone.
5. Prawidłowość danych: Firma A-dec podejmie odpowiednie kroki, aby zapewnić prawidłowość, zupełność i aktualność Danych dotyczących zatrudnienia.
6. Zatrzymywanie danych: Firma A-dec przechowuje Dane dotyczące zatrudnienia wyłącznie w postaci umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu, w którym zostały zgromadzone lub innego dozwolonego celu.
7. Bezpieczeństwo: Firma A-dec zastosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia poufności i integralności Danych dotyczących zatrudnienia i będzie wymagać tego od stron trzecich przetwarzających dla nas Dane dotyczące zatrudnienia.
8. Prawa osób fizycznych: Firma A-dec umożliwi osobom fizycznym korzystanie z przysługujących im zgodnie z prawem praw w związku z ich Danymi dotyczącymi zatrudnienia, w tym z prawa dostępu do danych osobowych i ich poprawiania.
9. Rozliczalność: Firma A-dec podejmie przy użyciu niniejszych zasad ochrony danych kroki niezbędne do przestrzegania przepisów i wykazania swojej zgodności z przepisami.
10. Przekazywanie danych osobowych: Firma A-dec wprowadzi odpowiednie zabezpieczenia przed wysłaniem Danych dotyczących zatrudnienia poza kraj, w którym zostały one zebrane.

W jaki sposób zbieramy dane osobowe kandydatów do pracy?

W przypadku zgłoszeń ze Stanów Zjednoczonych i Kanady możemy gromadzić i przetwarzać Dane dotyczące zatrudnienia, gdy osoby ubiegające się o pracę zgłaszają się za pośrednictwem portalu z ofertami pracy dostępnego w naszej witrynie internetowej, a prowadzonego przez usługodawcę zewnętrznego. Podczas uzyskiwania dostępu do portalu z ofertami pracy za pośrednictwem naszej witryny internetowej na komputerze lub innym urządzeniu osoby zgłaszającej się mogą być umieszczane pliki cookie lub stosowane mogą być podobne technologie w celu zebrania informacji związanych z użyciem portalu ofert pracy. Informacje z plików cookie mogą być dostarczane do firmy A-dec lub usługodawcy zewnętrznego, w zależności od tego, czy firma A-dec lub usługodawca zewnętrzny zastosowali plik cookie. Więcej informacji na temat plików cookie i podobnych technologii można znaleźć na stronie informacji o plikach cookie.

W przypadku osób zgłaszających się spoza Stanów Zjednoczonych i Kanady możemy gromadzić i przetwarzać Dane dotyczące zatrudnienia, gdy osoby te składają wniosek, życiorys zawodowy oraz wszelkie dodatkowe informacje za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w postaci fizycznego wniosku, składanego bezpośrednio w firmie A-dec lub w zewnętrznej agencji pośrednictwa pracy.

Tam, gdzie zezwala na to prawo miejscowe, możemy zbierać informacje o kandydatach również od stron trzecich. Możemy na przykład uzyskać informacje, które kandydat udostępnia publicznie za pośrednictwem profili i baz danych lub portali społecznościowych.

Jakie dane są uznawane za Dane dotyczące zatrudnienia?

Przez cały okres zatrudnienia i tak długo, jak będzie to konieczne po ustaniu stosunku pracy, spółka będzie musiała przetwarzać dane dotyczące pracownika. Dane dotyczące zatrudnienia mogą obejmować następujące kategorie informacji:

Informacje o kandydacie

Dane kontaktowe, które mogą obejmować fizyczny adres pocztowy, adres e-mail i numer telefonu;

Data urodzenia;

Numer ubezpieczenia społecznego lub inny nadany przez administrację rządową numer identyfikacyjny (do celów kontroli przed zatrudnieniem);

CV i dane zgłoszeniowe, które mogą obejmować kwalifikacje zawodowe, historię zatrudnienia, zdjęcie, miejsce zamieszkania, zainteresowania osobiste i powiązane doświadczenie;

Informacje podawane w celu utrzymania konta kandydata do pracy, takie jak nazwa użytkownika i hasło, imię i nazwisko, adres e-mail, profil LinkedIn (jeśli zezwala na to prawo miejscowe), lokalizacja, dziedzina wiedzy fachowej i rodzaj roli, którą kandydat jest zainteresowany;

Informacje zebrane przez firmę A-dec w procesie rekrutacji, takie jak wyniki z rozmowy kwalifikacyjnej i informacje dostarczone w referencjach; oraz

Informacje o wyrokach skazujących za przestępstwa, używaniu narkotyków lub stanach chorobowych, jeżeli zezwala na to prawo miejscowe.

Informacje o pracowniku

Dane kontaktowe, które mogą obejmować fizyczny adres pocztowy, adres e-mail i numer telefonu;

Data urodzenia i stan cywilny;

Nazwisko, adres i status prawny członków rodziny do celów obliczania podatków, wynagrodzenia i udziału w programie emerytalnym;

Informacje administracyjne dotyczące zatrudnienia, które mogą obejmować:

• kopię wydanego przez rząd dowodu tożsamości w celu weryfikacji tożsamości;
• zdjęcie identyfikacyjne;
• numer identyfikacyjny pracownika;
• dokumentację nieobecności, przepracowane godziny, dokumentację urlopową;
• informacje finansowe, takie jak wynagrodzenie, kody podatkowe i dane bankowe;
• numer ubezpieczenia społecznego lub rządowy numer identyfikacyjny pracownika, członków jego rodziny, beneficjentów;
• informacje związane z zarządzaniem wynikami i awansami, takie jak oceny lub przeglądy, szkolenia lub dochodzenia dyscyplinarne i dotyczące skarg;
• warunki zatrudnienia pracownika; oraz
• szczegóły związane z obecnością pracownika w lokalizacji firmy A-dec, które mogą być rejestrowane przez systemy dostępu za pomocą kart elektronicznych, jeżeli zezwala na to miejscowe prawo;
• szczegóły związane z korzystaniem z zasobów firmy A-dec, takich jak komputery i telefony, jeśli jest to dozwolone przez miejscowe prawo; oraz

dane wrażliwe, które mogą obejmować:

• informacje zdrowotne dotyczące świadczeń związanych z pracą, wyniki wyrywkowych badań w kierunku środków odurzających (jeśli zezwala na to prawo), plany emerytalne lub rentowe oraz refundacje i odszkodowania ubezpieczeniowe związane z wypadkiem, niepełnosprawnością lub zgonem; oraz
• informacje na temat stanu zdrowia członków rodziny pracownika, niezbędne do rozpatrzenia niektórych wniosków pracowników, np. w związku z przerwami w świadczeniu pracy.

Należy pamiętać, że powyższe opisy rodzajów Danych dotyczących zatrudnienia niekoniecznie stanowią pełną listę wszystkich przypadków, ale należy ich używać jako przewodnika; typy danych mogą od czasu do czasu ulegać zmianom odpowiednim do potrzeb i celów biznesowych firmy A-dec, a także celów obsługi procesu zatrudnienia.

Firma A-dec uważa, że Dane dotyczące zatrudnienia są używane zgodnie z relacją między firmą A-dec a kandydatem do pracy lub pracownikiem oraz z zasadami ochrony danych. Dane dotyczące zatrudnienia przechowywane przez firmę A-dec będą służyć wyłącznie do użytku zarządczego i administracyjnego, ale firma A-dec może od czasu do czasu być zmuszona do ujawnienia niektórych posiadanych przez nią danych odpowiednim stronom trzecim (np. gdy jest do tego prawnie zobowiązana przez organy podatkowe lub inne organy rządowe, gdy jest o to proszona przez pracownika w celu udzielenia referencji lub w związku z obsługą przechowywania i/lub hostingiem danych w związku ze świadczeniem usług ubezpieczeniowych).

W niektórych przypadkach, jak wskazano powyżej, firma A-dec może przechowywać dane o charakterze wrażliwym, na przykład informacje o niepełnosprawności, wynikach wyrywkowych badań w kierunku środków odurzających, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, statusie weterana lub wyrokach karnych. Informacje te mogą być przetwarzane nie tylko w celu wywiązania się z obowiązków prawnych firmy A-dec, ale na przykład do celów zarządzania personelem i administracyjnych, określania przydatności do zatrudnienia oraz przestrzegania przepisów dotyczących równości szans. Jako że informacje te są uważane za dane wrażliwe, niektóre przepisy prawa mogą wymagać od nas uzyskania od osoby, której dane dotyczą jednoznacznej zgody na przetwarzanie tych informacji, chyba że firma A-dec ma szczególny obowiązek prawny dotyczący przetwarzania takich danych.

Co robimy z Danymi dotyczącymi zatrudnienia?

Główne cele, w których firma A-dec będzie korzystała z Danych dotyczących zatrudnieniu obejmują:

Informacje o kandydacie

Przetwarzanie zgłoszenia do pracy w sposób umożliwiający ocenę zdolności kandydata do sprostania wymaganiom dotyczącym kwalifikacji zawodowych, co pozwoli nam na nadanie priorytetu kandydatom, którzy w większym stopniu spełniają wymagania związane z danym stanowiskiem oraz weryfikację referencji i kwalifikacji zawodowych; oraz

Usprawnienie naszego procesu rozpatrywania zgłoszeń kandydatów w celu zapewnienia, że nasz portal z ofertami pracy i witryna internetowa są przyjazne dla użytkownika i zawierają odpowiednie, przydatne informacje.

Informacje o pracowniku

Planowanie siły roboczej i rekrutacja, w tym prognozowanie, planowanie zadań pracowników i określanie budżetów, ogłaszanie ofert pracy, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz dobór i zatrudnianie pracowników;

Ogólne zarządzanie zasobami ludzkimi i administracja, w tym rozwój kariery zawodowej pracowników, zarządzanie wydajnością, ubezpieczenie społeczne, zarządzanie i porównywanie wynagrodzeń, emerytur i świadczeń, administrowanie listą płac i świadczeniami, ubezpieczenia, zarządzanie nieobecnościami i ogólna sprawozdawczość dotycząca zatrudnienia;

Prowadzenie działalności gospodarczej przez firmę A-dec, w tym prowadzenie bieżącej działalności firmy A-dec, pozwalające nam na współpracę z naszymi klientami i zapewniające ciągłość działalności;

Zarządzanie ochroną w celu zapewnienia bezpieczeństwa obiektów, aktywów, produktów, informacji i pracowników firmy A-dec;

Marketing i public relations, w tym umieszczanie danych kontaktowych i zdjęć pracowników w naszej witrynie internetowej lub innych profesjonalnych portalach społecznościowych oraz w innych środkach komunikacji, takich jak komunikaty prasowe; oraz

Zgodność z przepisami prawa i regulacjami, w tym w celu zapewnienia zgodności z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innymi obowiązkami prawnymi lub finansowymi, w związku ze sporem sądowym, dochodzeniem wewnętrznym lub audytem, a także zapewnienie zgodności z Kodeksem postępowania i etyki zawodowej firmy A-dec i naszymi zasadami przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, łapówkarstwu i korupcji.

Należy pamiętać, że powyższe cele niekoniecznie stanowią pełną listę, ale należy ich używać jako przewodnika, ponieważ cele przetwarzania mogą od czasu do czasu ulegać zmianie odpowiednio do potrzeb i celów biznesowych firmy A-dec. Dane dotyczące zatrudnienia będziemy przetwarzać tylko wtedy, gdy będziemy mieli do tego podstawę prawną, np. w celu wypełnienia zobowiązania umownego, gdy będziemy mieli na to zgodę pracownika lub kandydata, gdy będziemy musieli zastosować się do wymogów prawa lub będziemy mieli uzasadniony interes, którego nie przeważą prawa ochrony danych należne kandydatowi lub pracownikowi. Ogólnie rzecz biorąc, będziemy je przetwarzać, aby umożliwić sobie podjęcie decyzji o nawiązaniu stosunku pracy z kandydatem lub wypełnieniu naszych obowiązków, gdy kandydat zostanie pracownikiem. Przetwarzanie danych Dotyczących zatrudnienia jest również niezbędne do utrzymania stosunku pracy z pracownikiem, a nieprzekazanie danych osobowych lub wyrażenie sprzeciwu wobec ich przetwarzania uniemożliwia firmie A-dec nawiązanie stosunku pracy z kandydatem.

Niekiedy będziemy przetwarzać Dane dotyczące zatrudnienia w określony sposób, ponieważ wyraża na to zgodę osoba, której dane dotyczą. Można na przykład dobrowolnie uczestniczyć w ankietach dotyczących zaangażowania pracowników i wyrazić zgodę na ich przeprowadzenie.

Dane dotyczące zatrudnienia możemy również przetwarzać w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych (na przykład dotyczących kwestii podatkowych i finansowych) lub dlatego, że leży to w naszym prawnie uzasadnionym interesie biznesowym jako pracodawcy, na przykład w celu lepszego zrozumienia naszych kandydatów do pracy, aby móc świadczyć skuteczne usługi rekrutacyjne lub chronić bezpieczeństwo i integralność naszych sieci, infrastruktury informatycznej i oferowanych produktów.

Kto może uzyskać dostęp do Danych dotyczących zatrudnienia?

W siedzibie firmy A-dec. Firma A-dec ogranicza dostęp do Danych dotyczących zatrudnienia i udziela go jedynie pracownikom i wykonawcom A-dec, którzy potrzebują dostępu do tych informacji, aby móc wykonywać swoją pracę.  Na przykład nasz zespół ds. zasobów ludzkich będzie miał dostęp do Danych dotyczących zatrudnienia w celu zarządzania stosunkiem pracy z firmą A-dec. Ponadto kierownik pracownika będzie mieć dostęp do niektórych Danych dotyczących zatrudnienia, aby móc wspierać rozwój zawodowy pracownika i zarządzać jego wynikami.

O ile nie jest to zabronione przez obowiązujące prawo, firma A-dec może uzyskać dostęp do wiadomości e-mail wysyłanych do i przez Pracowników (przy użyciu firmowego konta e-mail oraz na firmowych urządzeniach lub urządzeniach osobistych, w przypadku gdy firmowe konto e-mail Pracownika jest używane na urządzeniu w celach służbowych), a także do treści wszelkich wiadomości e-mail (które mogą zawierać dane osobowe dotyczące stron trzecich) w celu badania postępowania i incydentów związanych ze zgodnością z przepisami, mających wpływ na firmę A-dec i/lub związanych z firmą A-dec i jej działalnością. Mimo że staramy się nie przeglądać treści osobistych wiadomości e-mail, może się zdarzyć, że stanie się to przypadkowo lub okaże konieczne, na przykład, gdy będziemy musieli zbadać naruszenie bezpieczeństwa w dziale firmy A-dec lub zbadać zarzut związany z Pracownikiem lub stroną trzecią. Każdy taki dostęp będzie zawsze wykonywany zgodnie z obowiązującym prawem.

Poza siedzibą firmy A-dec. Firma A-dec udostępnia Dane dotyczące zatrudnienia swoim autoryzowanym usługodawcom zewnętrznym. Możemy na przykład udostępniać Dane dotyczące zatrudnienia stronom trzecim, które pomagają nam w procesie rekrutacji, sprawdzając i weryfikując informacje zawarte w zgłoszeniach oraz wszelkie dodatkowe informacje, które nam przekazano, w tym weryfikując kwalifikacje akademickie i zawodowe. Dane dotyczące zatrudnienia możemy również udostępniać stronom trzecim, które wspierają nas w procesie zatrudnienia, w tym stronom trzecim zapewniającym świadczenia, opiekę zdrowotną lub programy emerytalne. We wszystkich przypadkach dostęp stron trzecich do Danych dotyczących zatrudnienia jest ograniczony do tych stron trzecich, które potrzebują dostępu do tych informacji w celu świadczenia swoich usług.

Firma A-dec może również ujawniać Dane dotyczące zatrudnienia stronom trzecim (np. sprzedawcom) w celu prowadzenia rekrutacji i zarządzania nią. Możemy również udostępnić ograniczone Dane dotyczące zatrudnienia (zazwyczaj służbowe dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail) klientom, aby mogli oni skontaktować się z pracownikiem w normalnym toku działalności lub sprzedawcom, aby umożliwić utworzenie profilu pozwalającego uzyskać dostęp do oprogramowania i usług, które wspierają zdolność do wykonywania pracy (np. firmom Cisco, Brainier i Engencia).

W rzadkich przypadkach możemy ujawnić Dane dotyczące zatrudnienia innym stronom trzecim spoza firmy A-dec; na przykład:

• Gdy wymaga tego prawo;
• W odpowiedzi na uzasadniony wniosek o pomoc ze strony policji lub innego organu ścigania;
• Aby zwrócić się o poradę prawną do zewnętrznych prawników firmy A-dec w związku ze sporem ze stroną trzecią lub w celu zbadania zarzutów wobec Pracownika lub strony trzeciej; lub
• W związku ze sprzedażą, nabyciem lub fuzją przedsiębiorstw.

W takich przypadkach Dane dotyczące zatrudnienia mogą zostać przekazane jednostce A-dec, sądowi, organowi regulacyjnemu lub stronie trzeciej znajdującej się poza EOG, Szwajcarią lub Wielką Brytanią.

Jak długo firma A-dec będzie zatrzymywać Dane dotyczące zatrudnienia?

Dane dotyczące zatrudnienia przechowujemy tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, w których je gromadzimy oraz zgodnie z obowiązującym prawem oraz zasadami i procedurami przechowywania danych w firmie A-dec. W przypadku kandydatów, którym nie zaoferowano stanowiska w firmie A-dec lub kandydatów, którzy odrzucili ofertę pracy oferowaną przez firmę A-dec, Dane dotyczące zatrudnienia zazwyczaj będą przechowywane nie dłużej niż jest to dozwolone przez obowiązujące prawo. Aby uzyskać więcej informacji na temat obowiązujących okresów zatrzymywania danych, należy skontaktować się z nami pod adresem privacy@a-dec.com.

Gdzie firma A-dec przechowuje Dane dotyczące zatrudnienia?

Firma A-dec ma centralny zespół ds. zasobów ludzkich, znajdujący się w Newberg, w stanie Oregon w USA. W lokalnych biurach (np. w Wielkiej Brytanii) są jednak zespoły ds. zasobów ludzkich wspierane przede wszystkim przez zewnętrzne zespoły konsultantów i ich własne systemy informacji o zasobach ludzkich („HRIS”; aby dowiedzieć się więcej o systemach używanych przez poszczególne biura, należy skontaktować się z nami pod adresem privacy@a-dec.com). Dane dotyczące zatrudnienia, takie jak dane dotyczące wyników, mogą być udostępniane zespołom firmy A-dec ds. zasobów ludzkich w różnych regionach, gdy okaże się to konieczne do zarządzania naszymi pracownikami. Dane dotyczące zatrudnienia będą jednak zazwyczaj przechowywane w danym regionie u zewnętrznego usługodawcy.

Chociaż podstawowym systemem zarządzania Danymi dotyczącymi zatrudnienia będzie HRIS w danym regionie, nie jest to jedyny używany system ani narzędzie. Działy lub kierownicy w lokalnych biurach na całym świecie mogą również korzystać z plików, arkuszy kalkulacyjnych i dostępu do baz danych w celu zarządzania danymi osobowymi i ich zapisywania. W przypadku Kandydatów do pracy i Pracowników z krajów EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii należy pamiętać, że Dane dotyczące zatrudnienia mogą być przetwarzane, przekazywane i przechowywane w krajach, które znajdują się poza EOG, Szwajcarią i Wielką Brytanią, a w których przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą być mniej rygorystyczne w porównaniu z europejskimi lub w ogóle nie obowiązują.

Niezależnie od miejsca przetwarzania lub przechowywania Danych dotyczących zatrudnienia, podczas przesyłania Danych dotyczących zatrudnienia, w tym do lokalizacji poza EOG, Szwajcarią i Wielką Brytanią, podejmujemy kroki w celu zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń Danych dotyczących zatrudnienia i zapewnienia ich bezpiecznego przetwarzania, zgodnie z obowiązującym prawem i zgodnie z niniejszą Informacją.

Bezpieczeństwo danych

Firma A-dec dąży do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz zawarcia umów z usługodawcami zewnętrznymi w celu ochrony i zabezpieczenia Danych dotyczących zatrudnienia przed utratą, zmianą lub nieautoryzowanym dostępem. Dostęp do Danych dotyczących zatrudnienia jest ściśle kontrolowany poprzez wdrożenie zabezpieczeń systemowych w naszej sieci i naszych systemach. Dostęp do Danych dotyczących zatrudnienia jest ograniczony i mają go jedynie specjaliści ds. zasobów ludzkich firmy A-dec oraz inni pracownicy firmy A-dec, którzy potrzebują dostępu do tych informacji w celu wykonywania swojej pracy.

Egzekwowanie praw

W zależności od miejsca zamieszkania osoby, której dane dotyczą, przysługiwać jej może prawo do wycofania zgody na udostępnienie Danych dotyczących zatrudnienia (w przypadku, gdy otrzymanie przez nas tych informacji było oparte na zgodzie osoby, której dane dotyczą) lub do żądania zapewnienia dostępu do Danych dotyczących zatrudnienia przechowywanych przez firmę A-dec, ich korekty lub usunięcia. Osoba ta może również mieć prawo zażądać, aby jej dane osobowe zostały nieodpłatnie udostępnione, jej samej lub stronie trzeciej, w przenośnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Osoba ta może również mieć prawo do ograniczenia lub sprzeciwu wobec niektórych typów przetwarzania jej Danych dotyczących zatrudnienia oraz do złożenia skargi do organu nadzorczego. Osoba ta może również mieć prawo do zażądania kopii opisu zabezpieczeń, które wprowadziliśmy w celu ochrony Danych dotyczących zatrudnienia.

Każdy wniosek o skorzystanie z jednego z powyższych praw będzie indywidualnie oceniany przez firmę A-dec. Zastosujemy się do takiego wniosku bez zbędnej zwłoki i w każdym przypadku zgodnie z obowiązującymi przepisami. W niektórych okolicznościach nie będziemy prawnie zobowiązani do spełnienia żądania użytkownika ze względu na przepisy prawa obowiązujące w danej jurysdykcji lub ze względu na wyłączenia przewidziane w przepisach ustawowych o ochronie danych.

Aby skorzystać ze swoich praw, należy złożyć wniosek o dostęp do danych osobowych, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@a-dec.com. Należy pamiętać, że przed udzieleniem dostępu do danych osobowych możemy wymagać od wnioskodawcy podania dodatkowych informacji (np. w celu weryfikacji tożsamości).

Pracownicza linia zgodności z przepisami

Pracowników firmy A-dec zachęca się do zgłaszania problemów związanych z finansami, księgowością, zwalczaniem przekupstwa i audytami oraz innych kwestii dozwolonych przez obowiązujące prawo, za pośrednictwem kanałów kontaktu osobistego, takich jak: kierownik, członek zarządu, dział zasobów ludzkich lub dział prawny, audyt wewnętrzny lub przedstawiciel pracowników (w stosownych przypadkach). Jeżeli pracownicy nie czują się zdolni do zgłoszenia takich problemów osobiście, zachęca się ich do skorzystania z infolinii ds. etyki i zgodności z przepisami firmy A-dec (zarządzanej przez usługodawcę zewnętrznego znajdującego się w Stanach Zjednoczonych, NAVEX Global). Problemy można zgłaszać telefonicznie lub przez sieć za pomocą narzędzia do zgłaszania. Chociaż dostępne są zgłoszenia anonimowe, zachęcamy wszystkich pracowników dokonujących zgłoszeń do podania swojej tożsamości, abyśmy mogli skontaktować się z nimi bezpośrednio w celu lepszego zrozumienia ich wątpliwości i umożliwienia nam szybkiego i dokładnego ich przeanalizowania. Nie tolerujemy działań odwetowych wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają wątpliwości dotyczące zgodności z przepisami lub biorą udział w dochodzeniu wewnętrznym. Należy pamiętać, że ścisłe zasady określają, kiedy można składać zgłoszenia za pośrednictwem naszej infolinii ds. etyki i zgodności z przepisami, jakie rodzaje naruszeń zasad można zgłaszać oraz w jaki sposób należy chronić wszelkie takie zgłoszenia (w tym wszelkie dane osobowe w nich zawarte). Więcej informacji zawiera nasz Kodeks postępowania i etyki biznesowej.

Kontakt

Kandydaci i Pracownicy mogą zgłaszać wszelkie kwestie związane z niniejszą Informacją lub przetwarzaniem ich Danych dotyczących zatrudnienia pocztą elektroniczną na adres privacy@a-dec.com. Jeżeli kandydat na pracownika lub pracownik nie może rozwiązać swojej sprawy bezpośrednio z firmą A-dec, może skontaktować się w celu uzyskania dodatkowych informacji z miejscowym organem ochrony danych:

Mieszkańcy UE: organa ochrony danych
Mieszkańcy Wielkiej Brytanii: Information Commissioner's Office
Mieszkańcy Szwajcarii: federalny komisarz ds. ochrony danych i informacji
Mieszkańcy Stanów Zjednoczonych: Federalna Komisja Handlu