Datenschutzerklärung für Mitarbeiter*innen und Kandidat*innen

Letzte Aktualisierung: 10. Februar 2020

Quicklinks

• Zweck und Umfang
• Datenschutzgrundsätze
• Wie erheben wir personenbezogene Daten von Kandidat*innen?
• Welche Daten gelten als Beschäftigungsdaten?
• Was machen wir mit Ihren Beschäftigungsdaten?
• Wer hat unter Umständen Zugriff auf meine Beschäftigungsdaten?
• Wie lange wird A-dec Beschäftigungsdaten aufbewahren?
• Wo speichert A-dec Beschäftigungsdaten?
• Datensicherheit
• Ausübung Ihrer Rechte
• Compliance-Hotline für Mitarbeiter*innen
• Kontakt

Zweck und Umfang

A-dec, Inc und seine weltweiten Tochtergesellschaften („A-dec“) nehmen die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten ernst und bemühen sich darum, den Anforderungen der jeweils geltenden Datenschutzgesetze zu entsprechen. Die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter*innen und Kandidat*innen („Erklärung“) dient der Erläuterung dessen, wie A-dec die personenbezogenen Daten von Beschäftigungskandidat*innen („Kandidat*innen“) sowie Mitarbeiter*innen, Vertragsnehmer*innen und Berater*innen in Voll- und Teilzeitbeschäftigung („Mitarbeiter*innen“) verwaltet. Diese Erklärung gilt für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen, unabhängig von ihrem geographischen Standort. Hierzu gehören auch Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“), der Schweiz und dem Vereinigten Königreich. Diese Erklärung klärt Sie außerdem über die Rechte auf, die Sie als Kandidat*in oder Mitarbeiter*in nach geltenden Datenschutzgesetzen haben. In dieser Erklärung bezeichnen wir Ihre personenbezogenen Daten, die A-dec im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung oder Beschäftigung erhalten hat, als „Beschäftigungsdaten“.

Datenschutzgrundsätze

Ihre Rechte an Ihren personenbezogenen Daten als Kandidat*in oder Mitarbeiter*in können je nach Ihrem Wohnsitz variieren. Sollten örtliche Gesetze andere Anforderungen an A-dec stellen oder Einzelpersonen Rechte einräumen, die von denen in dieser Erklärung abweichen, werden wir den örtlichen Gesetzen folgen. Sollten Sie spezifische Fragen zu Ihren Rechten haben, die in dieser Erklärung nicht beantwortet werden, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@a-dec.com.

Obwohl die eingeräumten Rechte und rechtlichen Bestimmungen von Land zu Land unterschiedlich sind, gibt es eine Reihe von Grundsätzen, die diesen Gesetzen gemein sind. Dazu gehören die folgenden zehn Grundsätze, denen A-dec bei der Verarbeitung von Beschäftigungsdaten folgt.

1. Fairness und Transparenz: A-dec wird Beschäftigungsdaten rechtmäßig, fair und transparent verarbeiten.
2. Rechtmäßige Verarbeitung: A-dec wird Beschäftigungsdaten, einschließlich vertraulicher Beschäftigungsdaten, nur dann verarbeiten, wenn dies rechtmäßig ist und eine gesetzliche Grundlage dafür besteht.
3. Zweckbindung: A-dec wird Beschäftigungsdaten nur für ausdrücklich benannte, legitime Zwecke erheben. Jegliche weitere Verarbeitung sollte mit diesen Zwecken vereinbar sein. A-dec benötigt unter Umständen auch das Einverständnis oder die gesetzlich zulässige Genehmigung von Einzelpersonen.
4. Datenminimierung: A-dec wird nur solche Beschäftigungsdaten erheben, die für den Erhebungszweck angemessen und relevant sind.
5. Datengenauigkeit: A-dec wird angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Beschäftigungsdaten genau, vollständig und aktuell sind.
6. Aufbewahrung von Daten: A-dec bewahrt Beschäftigungsdaten in einer Form, die eine Identifizierung des Datensubjekts erlauben, nicht länger als für die Erfüllung des Erhebungszweckes oder eines anderen zulässigen Zweckes notwendig auf.
7. Sicherheit: A-dec wird angemessene Sicherheitsmaßnahmen treffen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Beschäftigungsdaten sicherzustellen und dies auch von Drittparteien verlangen, welche Beschäftigungsdaten für uns verarbeiten.
8. Rechte von Einzelpersonen: A-dec erlaubt es Einzelpersonen, ihre gesetzlichen Rechte hinsichtlich ihrer Beschäftigungsdaten auszuüben, einschließlich des Rechts auf Zugriff zu diesen Daten und das Recht auf die Berichtigung dieser Daten.
9. Rechenschaftspflicht: A-dec wird die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um diese Datenschutzgrundsätze einzuhalten und ihre Einhaltung nachzuweisen.
10. Übermittlung personenbezogener Daten: A-dec wird angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen, bevor wir Beschäftigungsdaten aus dem Land, in dem sie erhoben wurden, übermitteln.

Wie erheben wir personenbezogene Daten von Kandidat*innen?

Bei Bewerber*innen aus den Vereinigten Staaten von Amerika und Kanada erheben und verarbeiten wir Beschäftigungsdaten über Sie, wenn Sie sich über das Jobportal auf unserer Webseite für eine Stelle bewerben. Diese wird von einem Drittanbieter betrieben. Wenn Sie auf das Jobportal auf unserer Webseite zugreifen, werden möglicherweise Cookies oder ähnliche Technologien auf ihrem Computer oder anderen Geräten eingerichtet, um Informationen über Ihre Nutzung des Jobportals zu sammeln. Je nachdem, ob der Cookie durch A-dec oder den Drittanbieter eingerichtet wird, werden die Cookie-Informationen an A-dec oder den Drittanbieter übermittelt. Für mehr Informationen über Cookies und ähnliche Technologien lesen Sie bitte unseren Cookie-Hinweis.

Bei Bewerber*innen außerhalb der Vereinigten Staaten von Amerika und Kanadas erheben und verarbeiten wir Beschäftigungsdaten über Sie, wenn Sie Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf und jegliche zusätzlichen Informationen per E-Mail oder per Post an A-dec oder eine Personalvermittlungsagentur senden.

Sofern dies nach örtlichem Recht zulässig ist, erheben wir unter Umständen auch über Drittparteien Informationen über Sie. So können wir uns beispielsweise Informationen beschaffen, die Sie über Profile auf Sozialen Netzwerken und Datenbanken öffentlich verfügbar machen.

Welche Daten gelten als Beschäftigungsdaten?

Während Ihres Beschäftigungsverhältnisses muss das Unternehmen Informationen über Sie verarbeiten. Auch nach dem Ende Ihres Beschäftigungsverhältnisses kann dies für eine gewisse Zeit erforderlich sein. Beschäftigungsdaten können folgende Kategorien von Informationen umfassen:

Informationen über Kandidat*innen

Ihre Kontaktinformationen, so z. B. Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;

Ihr Geburtsdatum;

Ihre Sozialversicherungsnummer oder jegliche andere von Regierungsbehörden ausgestellte Identifikationsnummer (als Teil der Überprüfung vor einer Einstellung);

Die Informationen aus Ihrem Lebenslauf und Ihrer Bewerbung, so z. B. Ihre beruflichen Qualifikationen, Ihr beruflicher Werdegang, Ihr persönliches Foto, Ihr Wohnsitz, Ihre persönlichen Interessen und damit verbundene Erfahrung;

Informationen, die zum Betrieb Ihres Bewerber*innenkontos erforderlich sind, so z. B. Ihr Benutzername und Passwort, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr LinkedIn-Profil (sofern nach örtlichem Recht zulässig), Ihr Standort, Ihr Fachgebiet und das Aufgabenfeld, für das Sie sich interessieren;

Informationen, die während des Einstellungsprozesses von A-dec erhoben wurden, so z. B. Ihre Leistung während eines Bewerbungsgesprächs und Informationen von Ihren Referenzgeber*innen; und

Informationen über Vorstrafen, Drogenmissbrauch und Vorerkrankungen, sofern dies nach örtlichem Recht zulässig ist.

Informationen über Mitarbeiter*innen

Ihre Kontaktinformationen, so z. B. Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;

Ihr Geburtsdatum und Familienstand;

Name, Anschrift und Rechtsstatus Ihrer Familienmitglieder zwecks Berechnung von Steuern, Gehalt und Altersvorsorge;

Beschäftigungsverwaltungsinformationen, so z. B.

• Kopie eines von einer Regierungsbehörde ausgestellten Ausweises zur Überprüfung der Identität;
• Identifikationsfoto;
• Identifikationsnummer von Mitarbeiter*innen;
• Aufzeichnungen zu Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Urlaubszeiten;
• finanzielle Informationen wie Informationen zu Ihrem Gehalt, Steuerkennziffern und Bankverbindungen;
• Sozialversicherungs- oder staatliche Identifikationsnummer für Mitarbeiter*innen, Familienmitglieder und Begünstigte;
• Informationen in Bezug auf Leistungsmanagement und Beförderungen wie Beurteilungen oder Überprüfungen, Schulungen oder Disziplinar- und Beschwerdeuntersuchungen;
• Ihre Beschäftigungsbedingungen; und
• Informationen hinsichtlich Ihrer Anwesenheit an einem Standort von A-dec, die von elektronischen Kartenzugangssystemen aufgezeichnet werden können, sofern dies nach örtlichem Recht zulässig ist;
• Informationen hinsichtlich Ihrer Nutzung der Vermögenswerte von A-dec, z. B. Computern und Telefonen, sofern dies nach örtlichem Recht zulässig ist; und

Vertrauliche Daten, so z. B.

• gesundheitsbezogene Informationen für berufsbezogene Unterbringungen, Ergebnisse von zufälligen Drogentests (soweit gesetzlich zulässig), Renten- oder Pensionspläne und Versicherungsschutz im Zusammenhang mit Unfall, Behinderung oder Tod; und
• gesundheitsbezogene Informationen über Familienmitglieder von Mitarbeiter*innen, die für die Bearbeitung bestimmter Anfragen, z. B. im Zusammenhang mit einer Beurlaubung, erforderlich sind.

Bitte beachten Sie, dass die oben beschriebenen Arten von Beschäftigungsdaten nicht zwangsläufig eine vollständige Liste aller Fälle darstellen, sondern lediglich als Anleitung dienen sollen; die Art der Daten kann sich von Zeit zu Zeit ändern, um den geschäftlichen Anforderungen und Zielen von A-dec gerecht zu werden und den Beschäftigungsprozess zu unterstützen.

A-dec ist der Auffassung, dass die verwendeten Beschäftigungsdaten mit der Beziehung zwischen A-dec und Ihnen sowie mit den Datenschutzgrundsätzen übereinstimmen. Die von A-dec gespeicherten Beschäftigungsdaten sind nur für Management- und Verwaltungszwecke bestimmt, doch unter Umständen muss A-dec von Zeit zu Zeit einige über Sie gespeicherte Daten an relevante Drittparteien weitergeben (z. B. wenn wir durch Steuer- oder andere Regierungsbehörde gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn Sie dies zwecks Angabe einer Referenz, in Bezug auf Wartungsunterstützung und/oder das Hosting von Daten in Bezug auf die Bereitstellung von Versicherungen verlangen).

Wie oben bereits erwähnt, kann es in einigen Fällen sein, dass A-dec über vertrauliche Daten verfügt, z. B. Informationen über eine Behinderung, die Ergebnisse eines Drogentests, die Hautfarbe oder ethnische Herkunft, den Status als Veteran*in oder Vorstrafen. Diese Informationen können nicht nur zur Erfüllung der gesetzlichen Verantwortlichkeiten von A-dec verarbeitet werden, sondern z. B. auch für Zwecke der Personalführung und -verwaltung, der Ermittlung der Eignung für die Beschäftigung und zur Einhaltung von Gesetzen zur Chancengleichheit. Da diese Informationen als vertraulich gelten, können bestimmte Gesetze verlangen, dass wir Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung dieser Informationen einholen, es sei denn, A-dec hat eine spezielle gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung solcher Daten.

Was machen wir mit Ihren Beschäftigungsdaten?

Zu den wichtigsten Zwecken, für die A-dec Ihre Beschäftigungsdaten verwendet, gehören:

Informationen über Kandidat*innen

Verarbeitung Ihrer Bewerbung, damit einschätzen können, ob Sie die Anforderungen der Stelle erfüllen, damit wir Bewerber, die diese Anforderungen besser erfüllen, nach Priorität einstufen und die von Ihnen vorgelegten Referenzen und beruflichen Qualifikationen überprüfen können; und

Verbesserung unseres Bewerbungsprozesses, um sicherzustellen, dass unser Jobportal und unsere Webseite benutzerfreundlich sind und angemessene und hilfreiche Informationen zur Verfügung stellen.

Informationen über Mitarbeiter*innen

Planung und Einstellung von Arbeitskräften, einschließlich Prognosen, Planung und Budgetierung des Einsatzes von Mitarbeiter*innen, Stellenausschreibungen, Vorstellungsgespräche sowie Auswahl und Einstellung von Personal;

Generelles Personalmanagement und -verwaltung, einschließlich Karriereförderung, Leistungsmanagement, Sozialversicherung, Vergütung, Renten- und Leistungsmanagement und Benchmarking, Verwaltung der Lohn- und Leistungsregelungen, Versicherung, Verwaltung von Abwesenheiten und allgemeine Berichterstattung über den Personalbestand;

Leistung des Geschäftsbetriebs von A-dec, einschließlich der Durchführung der täglichen Geschäftsaktivitäten von A-dec, die es uns ermöglichen, mit unseren Kund*innen zusammenzuarbeiten und geschäftliche Kontinuität zu gewährleisten;

Sicherheitsmanagement, um die Sicherheit der Einrichtungen, Vermögenswerte, Produkte, Informationen und Mitarbeiter*innen von A-dec sicherzustellen;

Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich der Anzeige der Kontaktdaten und Fotos von Mitarbeiter*innen auf unserer Webseite oder anderen beruflichen sozialen Netzwerken sowie auf anderen Kommunikationsmitteln wie z. B. Pressemitteilungen; und

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, einschließlich der Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie anderer rechtlicher oder finanzieller Verpflichtungen im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit, einer internen Untersuchung oder einer Rechnungsprüfung, sowie der Gewährleistung der Einhaltung desKodexes für Geschäftsverhalten und Ethik von A-dec und unsere Richtlinien hinsichtlich der Bekämpfung von Geldwäsche, Bestechung und Korruption.

Bitte beachten Sie, dass die oben beschriebenen Zwecke nicht unbedingt eine vollständige Liste sind, sondern lediglich als Anleitung dienen sollen, da sich die Verarbeitungszwecke von Zeit zu Zeit ändern können, um den geschäftlichen Anforderungen und Zielen von A-dec gerecht zu werden. Wir werden Ihre Beschäftigungsdaten nur dann verarbeiten, wenn wir eine gesetzliche Grundlage dafür haben, z. B. um eine vertragliche Verpflichtung zu erfüllen, wenn uns Ihre Zustimmung vorliegt, wenn wir uns an gesetzliche Vorschriften halten müssen oder wenn wir ein berechtigtes Interesse haben, das Ihre Datenschutzrechte nicht übersteigt. Im Allgemeinen werden wir Ihre Daten verarbeiten, um uns bei der Entscheidung zu helfen, ob wir mit Ihnen ein Beschäftigungsverhältnis eingehen oder um unseren Verpflichtungen nachzukommen, sobald wir Sie einstellen. Die Verarbeitung von Beschäftigungsdaten ist auch notwendig, damit wir ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen aufrechterhalten können. Sollten Sie keine personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen oder der Verarbeitung dieser Daten nicht zustimmen, wäre A-dec nicht in der Lage, ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen aufzubauen.

Von Zeit zu Zeit werden wir Ihre Beschäftigungsdaten auf eine bestimmte Art und Weise verarbeiten, weil Sie dafür Ihr Einverständnis gegeben haben. Beispielsweise können Sie freiwillig an Umfragen zum Engagement von Mitarbeiter*innen teilnehmen und diesen zustimmen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrem Einverständnis verarbeiten, können Sie Ihr Einverständnis jederzeit widerrufen.

Wir können Ihre Beschäftigungsdaten auch verarbeiten, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. in Bezug auf Steuer- und Finanzangelegenheiten) oder weil es in unserem legitimen Geschäftsinteresse als Arbeitgeber liegt, z. B. um unsere Bewerber*innen besser zu verstehen, damit wir eine effektive Personalbeschaffung gewährleisten können, oder um die Sicherheit und Integrität unserer Netzwerke, IT-Infrastruktur und Produktangebote zu schützen.

Wer hat unter Umständen Zugriff auf meine Beschäftigungsdaten?

Innerhalb von A-dec. A-dec beschränkt den Zugriff auf Beschäftigungsdaten auf Mitarbeiter*innen und Vertragsnehmer*innen von A-dec, die diese Informationen benötigen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können.  So wird z. B. unser Personalteam Zugriff auf Ihre Beschäftigungsdaten haben, damit es das Arbeitsverhältnis mit A-dec verwalten kann. Zudem wird Ihr*e Manger*in teilweise auf Ihre Beschäftigungsdaten zugreifen können, und Karriereentwicklung und Leistungsmanagement unterstützen zu können.

Sofern geltendes Recht dies nicht untersagt, kann A-dec auf E-Mails, die an und von Mitarbeiter*innen gesendet werden (unter Verwendung des Firmen-E-Mail-Kontos und auf Firmengeräten oder persönlichen Geräten, wenn das Firmen-E-Mail-Konto auf dem Gerät für geschäftliche Zwecke verwendet wird), sowie auf den Inhalt von E-Mails (zu denen auch personenbezogene Daten Dritter gehören können) zugreifen, um das Verhalten und Verstöße gegen Gesetze oder Richtlinien zu untersuchen, die A-dec und sein Geschäft betreffen und/oder damit in Zusammenhang stehen. Obwohl wir uns darum bemühen, den Inhalt persönlicher E-Mails nicht zu überprüfen, kann dies zufällig oder notwendigerweise geschehen, z. B. wenn wir einen Sicherheitsverstoß innerhalb von A-dec oder eine Behauptung in Bezug auf Mitarbeiter*innen oder eine dritte Partei untersuchen müssen. Jegliche Zugriffe dieser Art erfolgen stets in Übereinstimmung mit geltendem Recht.

Außerhalb von A-dec. A-dec teilt Beschäftigungsdaten mit autorisierten Drittanbietern von Dienstleistungen. So können wir z. B. Beschäftigungsdaten an Dritte weitergeben, die unseren Einstellungsprozess unterstützen, indem wir die in Ihrer Bewerbung enthaltenen Informationen und alle zusätzlichen Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, überprüfen und verifizieren, einschließlich der Überprüfung Ihrer akademischen und beruflichen Qualifikationen. Wir können Beschäftigungsdaten auch an Dritte weitergeben, die uns im Beschäftigungsprozess unterstützen, einschließlich Leistungen Dritter sowie Leistungen von Anbietern von Krankenversicherungen und Rentenleistungen. In jedem Fall ist der Zugriff auf Ihre Beschäftigungsdaten durch Dritte auf diejenigen Dritten beschränkt, die Zugang zu den Informationen benötigen, um ihre Dienstleistungen zu erbringen.

A-dec kann Ihre Beschäftigungsdaten auch an Dritte (z. B. einen Verkäufer) weitergeben, um die Personalbeschaffung durchzuführen und zu verwalten. Wir können Ihre Beschäftigungsdaten (i. d. R. Ihre geschäftlichen Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) auch eingeschränkt an einen Kunden weitergeben, damit dieser Sie im normalen Geschäftsverlauf kontaktieren kann, oder an einen Anbieter, um die Erstellung eines Profils zu ermöglichen, mit dem Sie auf Software und Dienstleistungen zugreifen können, die Sie bei der Ausübung Ihrer Arbeit unterstützen (z. B. Cisco, Brainier und Engencia).

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass wir Ihre Beschäftigungsdaten an Drittparteien außerhalb von A-dec weitergeben, z. B.:

• Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind;
• Infolge einer legitimen Bitte um Unterstützung durch die Polizei oder ein anderes Exekutivorgan;
• Um im Falle eines Rechtsstreits mit einer Drittpartei oder zur Untersuchung einer Anschuldigung gegen Mitarbeiter*innen oder eine Drittpartei Rechtsberatung von den externen Anwälten von A-dec einzuholen; oder
• Im Zusammenhang mit dem Verkauf oder Erwerb eines Unternehmens oder eines Unternehmenszusammenschlusses.

In diesen Fällen können die Beschäftigungsdaten an eine Geschäftseinheit von A-dec, ein Gericht, eine Regulierungsbehörde oder eine Drittpartei außerhalb des EWR, der Schweiz oder des Vereinigten Königreichs übertragen werden.

Wie lange wird A-dec Beschäftigungsdaten aufbewahren?

Wir bewahren Ihre Beschäftigungsdaten so lange auf, wie es für die Erfüllung des Erhebungszwecks erforderlich ist, und in Übereinstimmung mit geltendem Recht und den Datenaufbewahrungsrichtlinien und -verfahren von A-dec. In Fällen von Kandidat*innen, denen keine Stelle bei A-dec angeboten wurde oder die eine angebotene Stelle bei A-dec ablehnen, bewahren wir die Daten üblicherweise nicht länger auf als gesetzlich zugelassen. Für mehr Informationen zu Aufbewahrungszeiträumen kontaktieren Sie uns bitte unterprivacy@a-dec.com

Wo speichert A-dec Beschäftigungsdaten?

A-dec hat ein zentrales Personalteam in Newberg, Oregon (Vereinigte Staaten von Amerika). Allerdings gibt es auch Personalteams an lokalen Standorten (z. B. im Vereinigten Königreich), die primär durch Beratungsteams von Drittparteien und ihre eigenen Personalinformationssysteme (HRIS) unterstützt werden (um mehr über die Systeme zu erfahren, die an den einzelnen Standorten verwendet werden, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@a-dec.com). Beschäftigungsdaten, wie z. B. Leistungsnachweise, können zwischen den Personalteams in verschiedenen Regionen ausgetauscht werden, soweit dies für das Management unserer Mitarbeiter*innen erforderlich ist. In der Regel werden die Beschäftigungsdaten jedoch innerhalb der jeweiligen lokalen Region bei einem Drittanbieter gespeichert.

Obwohl das primäre System zum Management der Beschäftigungsdaten das HRIS in der jeweiligen Region ist, handelt es sich hierbei nicht um das einzige System oder Werkzeug. Abteilungen oder Manager in lokalen Standorten auf der ganzen Welt können auch Dateien und Tabellenkalkulationen verwenden und auf Datenbanken zugreifen, um personenbezogene Daten zu verwalten und zu speichern. Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich mögen bitte beachten, dass ihre Beschäftigungsdaten in Ländern außerhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs verarbeitet sowie dorthin übertragen und gespeichert werden können und dass diese Länder möglicherweise weniger strenge oder gar keine Datenschutzgesetze haben.

Unabhängig davon, wo Ihre Beschäftigungsdaten verarbeitet oder gespeichert werden, unternehmen wir bei der Übertragung von Beschäftigungsdaten, auch an Standorte außerhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs, Schritte, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um Ihre Beschäftigungsdaten zu schützen und zu gewährleisten, dass sie sicher sowie in Übereinstimmung mit geltendem Recht und dieser Erklärung behandelt werden.

Datensicherheit

A-dec strebt danach, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen und vertragliche Vereinbarungen mit Drittanbietern zu treffen, um Ihre Beschäftigungsdaten gegen Verlust, Änderung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Der Zugriff auf Ihre Beschäftigungsdaten wird durch die Implementierung von Systemsicherheit in unserem Netzwerk und unseren Systemen streng kontrolliert. Der Zugriff auf Beschäftigungsdaten ist beschränkt auf Expert*innen unserer Personalabteilung sowie Mitarbeiter*innen von A-dec, die auf diese Informationen zugreifen müssen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können.

Ausübung Ihrer Rechte

Je nach Ihrem Wohnsitz haben Sie unter Umständen das Recht, Ihr Einverständnis zur Weitergabe Ihrer Beschäftigungsdaten, die A-dec über Sie besitzt, zu widerrufen (falls unser Erhalt dieser Informationen auf Ihre Einverständniserklärung zurückgeht), auf diese Daten zuzugreifen oder sie ändern oder löschen zu lassen. Sie haben außerdem unter Umständen das Recht zu verlangen, dass Ihnen oder einem Dritten Ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren, übertragbaren Format kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Sie haben unter Umständen auch das Recht, bestimmte Verarbeitungsformen Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken oder diesen ganz zu widersprechen und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Sie haben unter Umständen auch das Recht, eine Übersicht der Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Beschäftigungsdaten anzufordern.

Jede Anfrage zur Ausübung eines der zuvor genannten Rechte wird von A-dec von Fall zu Fall überprüft. Wir werden einer solchen Anfrage ohne schuldhaftes Zögern entsprechen, in jedem Fall jedoch in Übereinstimmung mit geltendem Recht. Es kann Umstände geben, in denen wir aufgrund der Gesetze in Ihrer Gerichtsbarkeit oder aufgrund von Ausnahmen, die in der Datenschutzgesetzgebung vorgesehen sind, nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte stellen Sie bitte per E-Mail an privacy@a-dec.com eine Zugriffsanfrage für personenbezogene Daten. Bitte beachten Sie, dass wir unter Umständen weitere Informationen von Ihnen benötigen (z. B. um Ihre Identität zu bestätigen), bevor wir Ihnen den Zugriff auf personenbezogene Daten gewähren.

Compliance-Hotline für Mitarbeiter*innen

Mitarbeiter*innen von A-dec werden dazu angehalten, Bedenken hinsichtlich Finanzen, Buchhaltung, Anti-Korruptionsbestimmungen und Rechnungsprüfung sowie andere gesetzlich zulässige Anliegen persönlich mit ihren jeweiligen Vorgesetzten, einem Mitglied der Geschäftsführung, der Personal- und/oder Rechtsabteilung, der internen Rechnungsprüfung oder ihrer Mitarbeitervertretung (falls vorhanden) zu besprechen. Sollten Mitarbeiter*innen sich nicht dazu in der Lage sehen, diese Anliegen persönlich anzusprechen, werden Sie dazu angehalten, die Ethik- und Compliance-Hotline von A-dec anzurufen (diese wird von einem Drittanbieter in den USA, NAVEX Global, verwaltet). Meldungen können telefonisch oder online über das Melde-Tool gemacht werden. Obwohl anonyme Meldungen möglich sind, möchten wir alle Mitarbeiter*innen dazu ermutigen, bei Meldungen auch ihre Identität anzugeben, damit wir Sie direkt kontaktieren und so Ihr Anliegen besser verstehen können. Außerdem können wir Ihr Anliegen so schnell und gründlich überprüfen. Wir tolerieren keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Gesetzen und Bestimmungen äußern oder die an einer internen Untersuchung teilnehmen. Bitte beachten Sie, dass strenge Regeln dafür gelten, wann Meldungen über unsere Ethik- und Compliance-Hotline gemacht werden können, welche Arten von Verstößen gemeldet werden können und wie solche Meldungen (einschließlich aller mit ihnen verbundenen personenbezogenen Daten) geschützt werden müssen. Für mehr Informationen lesen Sie bitte unseren Kodex für Geschäftsverhalten und Ethik.

Kontakt

Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen können sich mit Anliegen hinsichtlich dieser Erklärung oder der Verarbeitung von Beschäftigungsdaten an privacy@a-dec.com wenden. Sollte es nicht möglich sein, das Anliegen direkt mit A-dec zu klären, können Sie sich für weitere Informationen an Ihre örtliche Datenschutzbehörde wenden:

Wohnsitz in der Europäischen Union: Datenschutzbehörden
Wohnsitz im Vereinigten Königreich: Information Commissioner's Office
Wohnsitz in der Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
Wohnsitz in den Vereinigten Staaten von Amerika: Federal Trade Commission